试论实现年鉴信息化的思路

任璀洛*

　　摘　要：信息化是工业社会向信息社会发展的过程，也是社会经济发展的产物。年鉴的信息化是顺应这一潮流、推动年鉴工作向前发展的必然要求，也是年鉴作为记录年度信息这一载体服务社会大众的要求。当前我国各地年鉴信息化水平发展不均衡，年鉴信息化程度滞后，在可编辑数字化、信息化手段、信息化共享等方面还有进一步提升的空间。实现年鉴信息化关键要打造多功能一体的智能年鉴平台，强调“单一建设”而非“统一标准”，保持一定比例信息技术人才。从技术层面来说，建设单一智能年鉴平台是年鉴信息化发展的关键起点。

　　关键词：年鉴 信息化 智能平台

　　电子技术和信息网络的产生是生产力的一次变革，深刻影响了人类的生活方式和思维方式，现今信息已进入了爆炸的时代。电子技术和信息网络发展速度越来越快，对于传统产业产生了深远影响，各行各业都在以“互联网+”模式推动其转型升级。在数据采集和数据处理的能力方面，人类和计算机相差几个数量级。人类脑力游戏的“圣杯”——围棋，也被谷歌的人工智能“阿尔法狗”一举攻破。可以想象不久的将来，大部分人类引以为傲的经验、理性、灵感和所有创造文明的方式，会迎来电子信息技术的检验和重新定义。在这样的时代背景下，不进行信息化改革创新就等于慢性死亡。运用信息化技术在年鉴工作中进行创新是科学技术发展的必然趋势。

　　截至2016年12月，中国网民规模达已7.31亿，互联网普及率达到53.2%，[1]相当于欧洲人口总量的网民数量，这意味着互联网已经和社会大众的生活息息相关，密不可分。互联网高速的时效性和良好的互动性给日常生活增添了便利。年鉴作为资料性工具书，为了更好地为社会大众服务，势必要发展以信息化为依托的服务形式，把我国年鉴办成信息产业，为社会主义市场经济服务，这是年鉴发挥其信息载体功能的基本方向。[2]

　　一、年鉴信息化的现状

　　20世纪80年代以来，年鉴出版进入发展新时期。根据中国地方志指导小组公布的全国地方志系统年鉴出版情况统计表（2016年度）数据显示，截至2016年9月30日，全国已有省级综合年鉴30种，地市级综合年鉴341种，区县市级综合年鉴2070种，专业年鉴1191种，共计3632种，26580部。[3]年鉴工作日渐规范化，年鉴理论研究也日趋活跃，出版了不少专著，但年鉴编纂仍滞后于席卷全球的信息化大潮。

　　（一）年鉴书籍数字化有待加强

　　年鉴数据提供可编辑文档才能真正便于信息关注者进行搜索查找和数据引用。从全国范围来说，多数地方志机构不提供年鉴在线阅读的服务，提供年鉴全文搜索在线服务的机构更是少之又少。部分年鉴随书提供了光盘，但是大部分光盘都是静态页面，没有检索功能，查找资料大多数情况下得通过书籍的目录和索引。很多网站仍然采用PDF格式文件发布年鉴，这种在线阅读的方式要求电脑装上相应的插件才能阅读，翻页、查找非常不便，比纸质书籍还要难以查阅。许多年鉴资料的数字化数据因为制作光盘时要和第三方机构合作，数字化的文本被这些数据商成套掌握，影响了推广传播和使用。年鉴数字化工作不到位，缺少为社会提供服务的意识，造成年鉴条目信息质量不高、公众关注量较少、年鉴开发利用效益不足的消极局面。

　　（二）年鉴工作的信息化手段有待提升

　　编纂过程中，信息化流程可分为组稿、撰稿、编审、校对、排版全程工作在年鉴编纂平台上均可实现。但是目前开发了在线编纂系统的只有少数沿海省市的机构。拥有年鉴在线编纂系统的地方志机构互相之间没有联网。多数机构在编纂的过程中，通知和文稿传递都是通过即时通讯软件或者免费电子邮箱来进行，辅以电话联系沟通。撰稿、编审、校对工作则通过微软的办公软件来进行，而Word文档格式在排版时要用专业排版软件重新转换格式。这样，编纂过程的进度难以确定，造成进度不受管理，出版日期往往不固定。此外就是发行的信息化管理薄弱，多数年鉴采用公开出版、外包发行的方式进行。发行渠道掌握在合作商手中，发行没有记录，由此无法运用计算机技术在征订管理、销售统计、库存管理等过程中所具有的无可比拟的科学性和优越性。[4]

　　（三）年鉴信息化的共享有待到位

　　广东省等沿海经济发达地区在年鉴信息化的工作上先行一步，构建了自己的年鉴在线阅读系统或在线编纂系统。但现阶段这些信息系统共享度不够。一是上下级和平级之间没有联系，单独使用某一系统时，无法查阅到其他年鉴资源信息。设计方面的缺位，各级信息化建设资金来源是本地财政资金，且金额有限，无法完成联动工作，只能优先本级的信息化建设。部分省市两级使用同一家软件供应商提供的信息化产品，仍然没有实现数据互通、资源共享，没有解决信息联动的问题。二是和其他行政职能部门之间缺乏联系。年鉴的分目结构和某些条目内年度的统计数据必然和其业务信息系统有关联，掌握并实现这种深层次的联系，就能避免各职能部门在数据采集、数据存储、数据统计上的很多重复性工作。

　　二、年鉴信息化的技术思路

　　年鉴创新发展走信息化之路是时代的要求。对于如何实现信息化，部分年鉴工作者针对其工作领域提出建设各种计算机系统，帮助年鉴工作者实现在线的组稿、编纂、出版或阅读，这些仅可作为具体操作层面的建议。从年鉴编纂出版的整体来看，显得宏观性不够。面对年鉴信息化出现的问题，要从技术的角度出发来思考实现的思路。在网络时代，技术发展已经达到这样的高度，开始走向开放、协调、共赢、共享的社会。[5]用符合技术现实的思维来分析问题才能触及技术的实质而不是表征，才能运用技术解决根源问题。实现年鉴信息化的过程，也需要符合这些互联网精神。

　　（一）打造多功能一体的智能年鉴平台

　　年鉴的组稿、编纂、出版、发行等各项工作，中间可以由年鉴的文本信息串联起来。在线编纂和在线阅读两者无需割裂开来，可以在一个平台上实现。在开发多功能一体平台时，只要详细分析每个环节的工作者的任务、需求以及阅读者的需求，就能基本上形成一个多功能一体的年鉴平台。工作人员在平台发布组稿通知，撰稿人通过该平台提交稿件，工作人员通过平台进行编审和校对。工作流程中有需要公开出版的则在平台内给出版社分配账号、分配权限，出版社工作人员直接在平台上进行编辑、制样。出版后，年鉴数据及时更新到在线阅读模块，供读者阅读检索。纸质的书籍只需要出版少量以供馆存、赠送、交换等。如果考虑到部分受众确实喜欢纸质书籍的质感，可以进行适量的发行，发行人员在平台内登记发行信息。工作人员通过进度管理，及时协调，排解困难。整个工作过程中，辅以计算机程序的智能分析，比如进度分析、字词语法纠错、数据统计等。多功能一体的平台不仅要实现综合年鉴的信息化，也要实现专业年鉴的信息化，整合资源，通过专业年鉴的资源促进综合年鉴的编修工作。当然，要实现多功能一体的智能系统需要各类参与年鉴工作的人员和计算机软件供应商之间的积极沟通和不懈努力，也需要一定量的财政资金支撑。

　　（二）“单一建设”实施的在线平台

　　关于在线平台的研究，大多数学者持有统一标准的观点,认为统一标准就是最优解。所谓统一标准，就是各自开发各自的系统，但是使用统一的标准。但是，在计算机领域从来就没有过统一标准的技术标准。从底层的物理构建、编程语言、操作系统到应用软件、通讯手段等，几乎都有并行的标准。要不同的供应商使用一个没有统一标准的技术生产一个相同的产品，困难程度较大。

　　按照统一标准来建设面临的实际问题很多。倘若从顶层而下制定统一标准，如何保证全国所有的机构准确地执行标准？所有机构如何争取适当的资金支撑来执行标准？数据分散存储于各地，要进行数据的检索、分析将极大地消耗计算机能力，所有机构如何承担这种消耗？如何保证每一个提供在线平台的供应商向其他机构免费开放数据接口？有不少机构已经有了自己的编纂系统，如何解决标准的争议？只要其中任何一个机构没有解决这些复杂问题中的一个，那么年鉴在线平台就无法称之为全国联动。不用开放、共享的理念来实现年鉴的信息化，就会和互联网世界格格不入。而如果建设单一的在线平台，以上这些问题基本就能迎刃而解，相比统一标准建设具有许多优势。

　　1．建设单一系统有利于数据挖掘、数据分析

　　数据只有集中才能更好地进行读取和分析，数据才能真正共享到位。建设多个系统和以数据分析来支撑决策的目标缺乏科学性。多个编纂系统并行，如果要支持全局的检索，那么接收到用户检索需求时，先要跨越千山万水的物理网络寻找到所需信息，然后将信息返回用户入口，最后从用户入口发送至用户端。譬如，黑龙江的某用户想搜索四川年鉴的某些资料，但是访问了江西年鉴的入口，那么四川年鉴的服务器先要在全国范围内进行搜索，找到江西的数据之后，再从四川返回给黑龙江的用户，期间的数据查找和数据传递必然影响到检索速度，造成迟迟不见检索结果的现象，严重影响了用户体验。

　　2．建设单一系统是合理使用财政资金的必然要求

　　信息化建设应避免低层次的重复建设，这是普遍的共识，也是高效使用财政资金的要求。在一些地方机构已经建设了自己的信息化系统的情况下，进行全国的统一是一件非常困难的工作。在数据的机密性和即时性要求不是异常严格的环境下，建设全国的单一系统并将地方的数据导入其中是实现全国联动信息化最为理性的选择。“统一标准”建设只是方便了软件供应商的营利需求，供应商每提供一个在线编纂或阅读系统，就收一次费。重复建设在线系统来实现信息化，实际上就是仍然在用现实世界的思维来思考信息化的问题。对于年鉴编纂和阅读全国的要求整体基本一致，差异是个别的，所以全国建设一个单一的多功能一体年鉴平台就足以，剩下的任务只是给各个机构分配不同账号，赋予不同权限。每个地方的工作细节不一样，可以分配权限，在平台上调整自己的工作流。单一系统的建设不仅节约了财政资金，而且加强了上层管控，更贴合现有管理体制的需要。

　　（三）保持一定比例信息技术人才

　　电子信息技术是新的生产力，有其进步之处，但是生产力三要素中，最根本的因素是劳动者，先进的科技手段也需要适当的人来操作。年鉴书籍数字化不足、信息化手段较弱、信息共享不到位等问题实质上都是由于人才的欠缺造成的。早在20世纪90年代，很多的年鉴信息化研究者纷纷提出要培养、招录复合型人才，既拥有年鉴编纂领域的专业性水平，又具有能学习、运用现代技术应用于传统年鉴编纂的技术型管理人才。［6］但是直到今天，年鉴信息化的复合型人才仍然十分匮乏。

　　没有学科之间的交流、碰撞就无法培养年鉴和信息化双向型人才。在员工之间创建知识互补小组，互相学习，取长补短，是增长才干、传播知识的最便捷手段。[7]目前，各地方志机构的年鉴工作者大多以汉语言专业、历史学专业等社科类型人才为主，基本没有吸收计算机类型的新鲜血液。一味地招收汉语言和历史学这两个学科的专业人才而不招录其他学科人才，必然造成人才学科结构的不合理。极个别方志机构年鉴工作者中也有被招录的计算机类型的人才，但是专业限定性不明确。计算机类型的专业分支较多，适合年鉴信息化工作需要的专业有信息工程、电子信息工程、计算机科学与技术等，至于通信、网络、硬件、电子商务等类型的专业则不太适合年鉴信息化工作。人才是事业发展的根本支撑，年鉴的信息化转型是必然的趋势，而复合型人才难以培养，因此年鉴工作者中应该保持一定比例的计算机技术专业人员，在工作实践中保持学科间的交流碰撞，相互促进，共同提高。

　　三、信息化的实现基础

　　建设单一智能年鉴平台是信息化集成大型软件项目，为保证平台的灵活性、适应性，必须在建设过程中按照软件工程的要求，把握三个细节。

　　（一）科学需求分析

　　需求分析就是分析建设信息平台要实现的功能和要达到的要求，它是信息化系统设计的起步工作，也是基础工作，但也是软件开发商最容易忽视的工作。在国内的软件开发行业中，常见的不当做法是把领导作为需求分析，根据领导意愿进行设计，缺乏对实际工作的准确调研，全局性、阶段性以及细节设计不合理、不到位，造成各级频繁使用信息系统的人怨声载道，认为信息系统不仅没有减少工作量，反而加重了工作量。还有一些本身在现实工作中并没有实现的管理制度，希望借信息系统落实到位，殊不知信息系统只是将现实的工作流搬到虚拟世界，在现实世界都没办法落实的制度大部分情况下使用信息系统也达不到预期目的。

　　需求分析妥当的做法，第一步是分析使用系统的角色，针对不同角色对于将要建设的信息系统的功能，形成大致的合理功能需求设想。在智能年鉴平台的建设过程，也要特别注意需求分析，不能落入行业窠臼。一是必须合理采纳组稿者、撰稿者、审稿者、校对者、阅读者等各类人员的功能需求；二是必须坚持信息化的基本宗旨，即智能平台的目的是简化工作、服务大众，而不是造成束缚，造成信息获取的困难。

　　（二）循序渐进实施

　　建设单一的智能年鉴平台是一个庞大的项目，涉及多个工作流程和各方人员，每一个工作流程都有相应的业务。平台使用角色不仅有方志系统内的工作者，也有其他撰稿单位、出版社以及阅读者等。年鉴智能平台的建设极有可能需要分步骤、分阶段实施。在利用有限的财政资金分步实施时，要把握两个原则：一是逻辑关系很紧密的两项工作之间不应分步实施，譬如编辑和校对。二是注重流程顺序的同时，可以适当先跳过某些功能要求，譬如智能分析、编纂进度管理等模块的功能可以放在基本功能整体实现以后再行启动。

　　（三）跨界联动学习与分析

　　首先是要跨计算机行业学习。年鉴信息化的着力点是要借助信息化技术对年鉴工作进行多方位立体地改造。从业者之间讨论信息化工作是不够的，人才的选拔培养不会有立杆见影的效果。如果要深入研究年鉴的信息化，就要深入了解计算机行业，真正理解互联网的思想和方法论，而不是停留在互联网很重要，要加强信息化技术使用的层面。其次是要跨其他行政系统学习。建设单一的智能年鉴平台意味着全国通行，地方志系统没有类似先例，向其他职能单位学习借鉴有助于平台的建设。在财政、人事、公安、教育等行政系统中，存在不少全国通行的信息系统。既要学习宝贵经验，又要区别年鉴智能平台与其的异同。信息体量不同，人力物力资源投入不同。

　　四、结束语

　　年鉴信息化工作较国内其他行业发展虽暂时滞后，关注者的数量也有限，但只要年鉴从业者坚定自信，跟上信息化大潮流，运用信息化技术不断创新年鉴工作，坚持互联网的思维方式解决信息化过程中的问题并注意信息化工作中的细节问题，年鉴信息化水平必能再上台阶，更好地充当决策分析的引擎。

　　2016年7月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《国家信息化发展战略纲要》明确指出：“以信息化驱动现代化，建设网络强国，是落实‘四个全面’战略布局的重要举措，是实现‘两个一百年’奋斗目标和中华民族伟大复兴中国梦的必然选择。”这是国家战略层面对信息化的高度重视。信息化是运用信息技术辅助特定人群生活、工作、学习、决策，以达到特定目的，信息化技术的运用可以极大地提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的生产工具支持。年鉴是逐年出版的、以记述某一专业或某一地区、某一领域一年内各项事业的新发展、新情况为主要内容的知识密集、信息密集、时间密集的资料性、便览性工具书。[8]作为服务于社会的工具书，年鉴实现信息化同样是当务之急。

　　参考文献：

　　*任璀洛，男，湖南省岳阳市人，湖南省地方文献研究所网络工程师，主要研究方向为方志信息化、年鉴信息化。

　　[1]中国互联网络信息中心（CNNIC）：《第39次中国互联网络发展状况统计报告》，2017年1月。

　　[2]郑久芳：《浅谈强化年鉴信息功能的途径》，《年鉴信息与研究》2009年第5期。

　　[3]中国方志网，http://www.difangzhi.cn/zgdfz/zxtj/201702/1c3c87e65dc148a5b81157354b71b4d4.shtml［2019-02-15］。

　　[4]魏芳：《计算机在图书发行管理中的作用研究》，《中国电子商务》2013年第8期。

　　[5]胡启恒：《互联网精神》，《科学与社会》2013年第4期。

　　[6]林忠玉：《关于年鉴信息化的思考》，《志苑》2013第5期。

　　[7]于新：《构建复合型人才培养模式探索复合型人才培养途径》，《石油知识》2009第4期。

　　[8]王秀山、刘龙华：《年鉴编纂百议》，吉林文史出版社，1990年，第8页。