一　方志资料的主要种类　 

　　（一）档案　 

　　档案是历史活动的真实记录，不仅内容极其丰富，而且可信程度较高。历代史官编史主要靠的就是档案资料。孔子“得百二十国宝书”而修订《春秋》，司马迁“代为史官，亲掌图籍”而编成《史记》，班固任兰台令史，“选择前书，缀集所闻，以为《汉书》”。隋唐后，凡全国性图经史志，均离不开官方秘阁的档案资料。无论首轮修志还是二轮修志，同样必须依靠各级档案部门的资料，要得到各级档案部门的全力支持和配合。　 

　　档案资料中有的是外文资料，需要组织人力进行翻译。还有另外一种情况，就是有一些少数民族文字的档案，由于缺乏专门人才，有大量资料无法译成汉字而加以利用。如满族文献，据介绍约有200多万件（册），已经整理的只有1.5万件。　 

　　（二）图书资料　 

　　图书资料，特别是地方史志图书，是历代社会生活的记载。图书是修志资料的又一重要来源。现在出版的图书浩如烟海，据1999年卷《中华人民共和国年鉴》统计，仅1998年全国出版的图书就达130613种。编纂方志，可以从中挑选所需要的内容。 

　　（三）报刊资料　 

　　报刊资料是人类各种活动的记录，内容极其丰富，涉及政治、经济、文化、社会等各个领域的历史情况，是地方志应该搜集的重要资料。首轮修志时，地方档案部门历史资料相当缺乏，因此许多志书资料来源于各种报刊，特别是报龄比较长的《申报》等报刊。现在虽然档案比较齐全，但仍然离不开报刊，因为报刊有档案不可替代的作用。　 

　　（四）实物资料　 

　　实物资料，是指保存至今具有资料价值的各种历史实物。这种实物很多，也很有价值。　 

　　1．遗址、遗迹。像古文化遗址、革命斗争遗址、古战场遗址。　 

　　2．旧居、遗物。像名人故居、出土文物、历史文物。　 

　　3．图片、照片。图片古已有之，照片存世才一百多年的历史。这是形象的资料，非一般资料可比。旧志中照片很少，许多人、事、物都只能凭想象而看不到庐山真面目。　 

　　4．原始凭证、票据。　 

　　5．古建筑。中国的古建筑留存下来的较少，原因是大多为砖木结构，在历史的长河中容易毁坏。　 

　　6．金石碑刻。由于自然的原因，中国的古文物保存比较少，而金石碑刻，保存的时间比较长，蕴藏着丰富的资料。　 

　　（五）口述资料　 

　　也称口头资料、“口述史”，是一种以口头流传方式保存下来的历史资料。其特征是存储在人们的记忆里或流传在群众的口头，并未整理成文字资料。此种资料若不注意抓紧搜集，就有可能“跑掉”，因此通常也被称为“活材料”。　 

　　通过调查、访问搜集历史资料古已有之。如：孔子所著《春秋》，追述唐、尧、虞、舜的历史，所用便是口头资料。儒家十三经中的《尚书》、《诗经》、《左传》、《论语》、《孝经》、《尔雅》、《孟子》等也是口头传授再整理而成的作品。司马迁所著《史记》，也引用了大量的口头资料。如《史记·魏世家》写到：“吾适大梁之墟，墟中人曰：‘秦之破梁，引河沟而灌大梁，三月城坏，王请降，遂灭魏。’”这段文字就是依据口述资料写成的。国外的《荷马史诗》、《马可波罗游记》等也均是口头历史的产物。　 

　　口述资料，以内容来分，不外乎以人为主、以事为主和以物为主三种。以人为主的，又有自述和他述两种。口述资料，还可以分成当事人口述、知情人口述、旁观者口述和热心传播者口述四种不同情况。　 

　　口述资料的价值非常大，主要体现在：（1）口述资料一般可读性较强；（2）记录历史比文字资料更加广泛；（3）记录历史的方法比文字资料更加多样；（4）记录历史比文字资料更加具体；（5）记录历史比文字资料更加生动；（6）与文字资料相配合后，记录历史更加完整；（7）比文字资料更加通俗易懂；（8）个性化明显。　 

　　搜集地方志资料一定要注重搜集口述史资料。朱佳木曾指出：历史领域和地方志编修中的当代部分，特别需要口述史。　 

　　运用口述资料一定要进行认真考证，不可轻信。有一部镇志，记述明代一位抗倭志士（是位太学生）的事迹，说他募兵300人，并在当地一座叫做连笔华桥的地方与倭寇激战，倭寇被那太学生打得“落花流水，溃不成军”。但查阅当地县志，明确记载“明史有传”，在那次战斗中，那太学生“寡不敌众，不幸战死”。是什么原因造成这一差错的呢？原来，编写人员没有依据县志，而是根据太学生后裔的口述资料。后裔们总想把祖宗说得更加“高大”些，遂造成这一差错。可见，在利用口述资料时，必须尽量利用文字资料进行佐证。　 

　　（六）旧志资料　 

　　我国的二十五史等史书，资料丰富。但地方上的史料，在二十五史中是很难见到的，除非这个地方历史上出过大名人，发生过在全国有影响的大事情。地方上的史实，主要靠地方志来记载和保存。要了解地方上的旧资料，主要还是靠旧方志提供。旧志中的资料是很多的，无论是建置方面、地理方面还是经济方面，都有大量的史料。如经济方面，无论是农业、工业还是商业、物产等，都可以查到许多有用的资料。　 

　　（七）统计资料　 

　　统计资料，也就是数据资料，主要见诸各种统计表格之中。方志编纂离不开统计资料，统计资料已经成为地方志中绝不可少的有机部分。列宁曾经说过，统计是认识社会的最有力武器之一。毛泽东也曾说：要胸中有数，要懂得注意事物的数量方面，懂得注意基本的统计，主要的百分比。统计资料的作用是很大的，它具有综合概括、省约文字、完备体例、保存史料、科学规范等多种作用。1984年1月6日，国务院在关于加强统计工作的决定中指出：“不善于运用统计数据来研究问题指导工作，这种情况必须改变。”注意搜集并运用统计资料，是地方志编纂史上的一个优良传统，应该予以继承和发扬。　 

　　（八）音像　 

　　在照相机没有发明之前，地方志中不可能有照片资料；在留声机、磁盘没有产生之前，地方志中也不可能有多媒体资料。如今，随着录音、录像、数码照相、特技摄影等的诞生，音像资料越来越多。许多地方建立起专门的音像资料馆。1998年，全国共有音像电子出版单位293家，全国全年出版录音制品8148种，其中盒式录音带（AT）6262种、11234.14万盒，激光唱片（CD）1886种、748.99万张。全年出版录像制品8990种，出版数量5956.71万盒（张），其中包括盒式录像带（VT）3418种、183.12万盒；激光视盘（LD）15种、2.82万张；数码激光视盘（VCD）5557种、5770.77万张。一年的音像资料就如此之多，总量就更加可观。而且，二轮方志除纸质志书外，一般都制作有光盘等音像读物，所以音像资料已经成为方志资料的重要组成部分。　 

　　（九）网络资料　 

　　网络资料是二轮修志中出现的新内容。现在，许多部门和单位都有自己的网络，也就是资料库。比如，现在各级政府都有政府网站，有关单位也有门户网站。通过网上查找搜索，就可看到自己所需要的资料。从网上下载下来，便是资料。当然，也须进行严格的核查，以确保其真实性。 

　　（十）其他　 

　　对修志有用的资料，还有许多。如手稿、书信、日记等私人著述资料，家谱资料，学校同学通讯录，私人保管的工商实业资料等。只要对修志有用，都要注意搜集。特别是谱牒资料，甚为重要，它与正史、方志一起，构成了中国宗法社会的三大文化支柱。所以，修志人员不能轻视它，应把它看作方志资料的重要组成部分。 

　　二　方志资料的搜集步骤　 

　　（一）拟订搜集资料的提纲　 

　　搜集资料提纲的拟订与方志篇目的设计，两者之间有联系，也有区别。搜集资料的提纲，是在方志篇目的基础上拟定的。不能脱离篇目自搞一套。但只有方志篇目而没有搜集资料的提纲也不行。篇目只是一栋建筑的平面设计蓝图，搜集资料提纲则是建造房屋前后勤部门的采购计划，是所需建筑材料的清单。提纲比篇目详细得多。有了提纲，修志人员就可以“按图索骥”去搜集资料。比如人物卷中的传记部分，方志篇目中至多列到传主姓名，而搜集资料的提纲，则可以细列其别名、籍贯、出生年月、文化程度、主要简历、主要事迹等。　 

　　（二）明确人员的分工　 

　　搜集资料要进行分工，责任到人，不能一哄而上。搜集资料若不明确分工，不仅无法调动编纂人员的工作积极性，而且会事倍功半，或者重复，或者缺漏。搜集资料是“出去一把抓，回来再分家”，还是专人承包？一般来说以后者为好。编辑人员是有采有编，还是采编分离？首轮新方志编纂的经验说明，除一些文字水平实在难以胜任的撰稿者外，还是采取采编合一为好。有了责任，也就有了积极性，事情才会做得好。　 

　　（三）区分先后缓急　 

　　搜集资料应该对先后缓急适当加以区分。首轮修志中对搜集资料的步骤有过“三先三后”、“五先五后”等说法。所谓“三先三后”，就是“先内后外、先近后远、先活后死”。所谓“五先五后”，就是“先内后外、先近后远、先易后难、先急后缓、先全面后难点”。也有的地方把“先易后难”改成为“先合后分”，意思就是“出去一把抓，回来再分家”。这儿的“内”指的是本单位、本地区，“外”指的是外单位、外地区。这儿的“死”指的是文字资料，“活”指的是口头资料。对此，有人不以为然，认为搜集资料无须分什么先后，只要去搜集就是了。事实上，适当讲一点先后缓急并无坏处。比如，有的资料自己家中有，又何必再跑到别人家去搜集呢？有的口头资料若不抓紧去搜集，可能等你想到再去搜集时，也许永远搜集不到，因为被采访对象已经谢世了。有的疑难资料一时难以搜集到手，若去钻牛角尖，结果事倍功半，而如果先扫清外围，再去攻碉堡，也许不觉得特别困难。特别要注意的是，搜集资料时，切不可丢下“面”，也就是丢下进度不管，执意去攻碉堡。当然，在搜集资料的过程中，谁先谁后也不是一成不变的，要根据具体情况灵活运用。　 

　　三　方志资料的搜集途径　 

　　（一）查阅档案（包括缩微胶卷、外文资料等）　 

　　到档案馆去查档应该是搜集资料最基本的方法，也是首先要做的事情。清理文献档案是搜集资料的起步工作。档案馆里有大量编纂志书所需要的资料，先到档案馆查阅资料，可以保证搜集资料的工作顺利开展，避免走弯路。大量的篇章，经过查档，可以得到所需资料的基本部分，为日后编写资料长编或初稿奠定基础。档案的数量惊人，这就需要找个“向导”，即档案馆的卷宗目录。比如，有个县的档案馆有档案全宗107个，88755卷，排架长达865米。如此多的原始档案，不看目录是无法查寻的。目录页就是检索档案的工具。这些目录，有的是本子，有的是卡片，总共有44种目录（或卡片），536册。内容有民国档案的目录、现行档案开放目录、土改档案目录、档案工作文件索引、机构建立专题卡片、干部任免专题卡片、复退军人名单目录、生产技术档案目录、科学研究档案目录、基本建设档案目录、各种地图专门目录、照片档案目录、录音录像档案目录、省市先进和劳动模范名册、企业开业歇业专题目录等，涵盖了该县方方面面的资料。有了档案目录这个“向导”，查档工作就比较方便。　 

　　（二）查阅书刊　 

　　书刊是历代文人学者著述的结晶，里面有大量可供修志工作利用的资料。修志人员在查档同时或者之后，应该抓紧从书刊中搜集有用的资料。查阅中国古书，可资利用的目录书有《四库全书简明目录》、《中国丛书综录》、《贩书偶记》、《贩书偶记续编》、《古籍目录》等。查阅1949年以来的图书，有国家版本图书馆所编的《全国总书目》、《全国新书目》等。查阅旧方志，则有《中国地方志联合目录》等。　 

　　（三）采访、座谈　 

　　搜集地方志资料，除文字资料外，必须注意搜集口头资料，这就需要进行采访、座谈活动。采访，就是修志人员自己走出去，拜访当事人或知情人，并做好记录或录音工作。采访必须要有准备。有准备才能提得出问题，才能提得准问题，才有可能由此及彼、顺藤摸瓜地扩大资料线索。所谓“有准备”，就是采访之前要列出详细的采访提纲，初步熟悉一下与采访有关的人和事。有了详细的提纲，采访就可以多角度地提出问题，不至于两三个问题后就无话可谈了，影响采访的效果。初步熟悉你所要了解的人和事，与采访对象交谈时，就能扩大交谈面，深挖细找所需要的有关资料。无论是采访还是座谈，必须尊重被采访者的原话如实记载，不可自以为是，随便修改采访记录。要请讲述者对采访记录予以阅读确认，并签上自己的姓名。若是集体座谈，参加者都要签上姓名。　 

　　口头资料是记忆中的资料，不像文字资料那样不会走样。所以，在个别采访的同时，还应该集体座谈。座谈所得资料，由于互相进行了回忆、核实，较个别采访所得资料，应该更加牢靠。 

　　当然，对于文化水平较高的被采访对象来说，约请撰写回忆录，也是搜集口头资料的一种常见办法。　 

　　（四）实地调查　 

　　旧方志编纂，采访人员实地调查搜集资料是常采用的一种比较简单的办法，尔后将所得资料拿回来交给主编人员。新方志编纂，搜集资料讲究责任到人，但并不排斥采访人员进行实地调查从而获取资料。而且，由于市场经济秩序的建立，二轮志书的资料搜集难度加大，有许多资料可能没有专门的部门提供，需要修志人员进行实地调查才能获得。　 

　　（五）问卷调查　 

　　问卷调查是一种比较新颖的资料搜集方法。问卷上印有调查者所需的各种各样的问题，答案往往已经给出，由被调查者根据本身的实际情况选择某项或某几项。此种调查，所调查的对象数量一般比较多，所调查的问题又是大家共同关心的，根据解答者的数量多少，调查者对问题作出比较明确的判断。　 

　　（六）抽样调查　 

　　也称“随机抽样调查”。在统计总体中，根据每一单位有同等机会被抽取的原则，抽取一定数量的部分单位作为样本进行调查，并以其结果推断统计总体的一般情况。有的问题无法进行全面统计调查，抽样调查便不失为调查的一种简便易行的方法。统计资料中，每年都有居民家庭的抽样调查，有的还按年龄分组进行。如1987年上海市人口的抽样调查资料，就分为全市抽样调查的总户数、总人口，全市按年龄分组的人口调查资料，全市市区按人口年龄的调查资料，全市郊县按人口年龄的调查资料，全市在业人口按文化程度分组的调查资料等。黑龙江省《呼兰县志》第三十编婚姻家庭中，也列有核心家庭、直系家庭、联合家庭和独身家庭等具体抽样调查资料表。二轮修志，运用抽样调查资料的情况越来越普遍。特别是人民生活的内容，有的是很难有总体资料的，而抽样调查资料就可以较好地解决这个问题。上海市奉贤区地方志办公室在编写续志时，专列一章记述外来农民工的生活，其资料来源就是有关部门的抽样调查资料。　 

　　（七）网络下载　 

　　二轮修志搜集资料，与首轮修志最大的不同，莫过于二轮修志可以通过网络查阅资料。网络的普及，使得一些需要的资料可以十分便捷地从网络上得到。有的资料则可以通过光盘获取。网上资料非常丰富，大大拓展了修志资料的来源途径。全国各种各样的网站非常多，仅地方志系统，据《中国地方志年鉴（2005）》记载，截至2004年底，就有京网、内蒙古区情网、吉林省情网、中国龙志（黑龙江省情信息网）、上海通、皖风网、福建省情资料库、山东省情网、广东省情信息库、广西通志馆、四川资源网、贵州方志与地情网、新疆通览等64家。而据中国地方志指导小组办公室统计，至2006年1月，全国地方志系统所建地情网站，省级为11家，市级为84家，县级为208家。但网上的资料，很多是不交代出处的，而且网上虚假的东西甚多，应用时必须进行考证和鉴别。　 

　　搜集资料的途径还有许多。比如请教专家学者，请他们“指路”。加强修志单位之间的协作，将所搜集到的资料互通有无等。　 

　　四　方志资料的搜集方式　 

　　（一）复印　 

　　复印，主要针对整个资料价值比较高、暂时难以分类的文献，如重要的文告、重要的文章、重要的协议书等。复印的好处是能够保存资料的原貌。当然也要注意复印的成本，有的资料只是部分有作用，复印有用的部分就可以了，不必什么资料都全文复印。

　　（二）翻拍　 

　　翻拍，一般指的是旧照片、旧档案，由于原件无法复印，只能进行翻拍。翻拍要尽量做到保持原貌不走样。当然，一些旧照片可以输入电脑，经过适当的技术处理，画面效果可能比原来要好一点。　 

　　（三）摘抄　 

　　摘抄是搜集资料最常用、最基本的方法。摘抄资料，一定要记明资料的来源，记明摘抄者的姓名、摘抄日期，摘抄后最好核对一下原件，看是否有出入。有些志稿或者志书中的差错，就是由摘抄资料时出现的失误所造成。摘抄资料时，字迹一定要端正、清楚，否则会给使用摘抄的资料带来新的麻烦和问题。　 

　　（四）记录　 

　　记录是采访的基本要求。采访、座谈时一定要做好记录，记录有时可能记错，记后最好请被采访者审阅一遍，纠正记录中的差错。　 

　　（五）录音　 

　　搜集资料，仅靠记录是不够的。在采访时，除记录以外，要有录音设备，把被采访者的口述尽量完整地保存下来，通过整理可以弥补记录中的不足。地方志书中的方言部分，如果没有录音资料，要准确地记载下来是相当困难的。如果把录音资料保存到音像志书中去，作用就更大。 

　　（六）摄影　 

　　地方志收录照片，始于民国时期。首轮新方志中，搜集了相当数量的照片，有些照片弥足珍贵。但总的来说，照片量还不太够。主要原因是保存下来的历史照片量太少，质量也不高。如今照片多如牛毛，不是量缺的问题，而是精心挑选的问题。但有的照片可能还是没有。所以，照片不仅要收，也要自己拍摄。对于收到的照片，要注意保存，每张照片，都要搞清画面的真实内容，拍摄的时间，照片上人物的姓名、位置，写好说明文字。对于采用到志书上的照片，最好注明摄影者姓名，以免引起著作权纠纷。 

　　（七）录像　 

　　录像，是二轮修志搜集资料的新方式。对于纸质的志书来说，录像的作用也许不够突出，但对于要制作光盘和多媒体的志书来说，录像资料就可以大显身手。