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第二节 方志资料的搜集
2021-04-29【打印】

  一 方志资料的主要种类  

  (一)档案  

  档案是历史活动的真实记录,不仅内容极其丰富,而且可信程度较高。历代史官编史主要靠的就是档案资料。孔子“得百二十国宝书”而修订《春秋》,司马迁“代为史官,亲掌图籍”而编成《史记》,班固任兰台令史,“选择前书,缀集所闻,以为《汉书》”。隋唐后,凡全国性图经史志,均离不开官方秘阁的档案资料。无论首轮修志还是二轮修志,同样必须依靠各级档案部门的资料,要得到各级档案部门的全力支持和配合。  

  档案资料中有的是外文资料,需要组织人力进行翻译。还有另外一种情况,就是有一些少数民族文字的档案,由于缺乏专门人才,有大量资料无法译成汉字而加以利用。如满族文献,据介绍约有200多万件(册),已经整理的只有1.5万件。  

  (二)图书资料  

  图书资料,特别是地方史志图书,是历代社会生活的记载。图书是修志资料的又一重要来源。现在出版的图书浩如烟海,据1999年卷《中华人民共和国年鉴》统计,仅1998年全国出版的图书就达130613种。编纂方志,可以从中挑选所需要的内容。 

  (三)报刊资料  

  报刊资料是人类各种活动的记录,内容极其丰富,涉及政治、经济、文化、社会等各个领域的历史情况,是地方志应该搜集的重要资料。首轮修志时,地方档案部门历史资料相当缺乏,因此许多志书资料来源于各种报刊,特别是报龄比较长的《申报》等报刊。现在虽然档案比较齐全,但仍然离不开报刊,因为报刊有档案不可替代的作用。  

  (四)实物资料  

  实物资料,是指保存至今具有资料价值的各种历史实物。这种实物很多,也很有价值。  

  1.遗址、遗迹。像古文化遗址、革命斗争遗址、古战场遗址。  

  2.旧居、遗物。像名人故居、出土文物、历史文物。  

  3.图片、照片。图片古已有之,照片存世才一百多年的历史。这是形象的资料,非一般资料可比。旧志中照片很少,许多人、事、物都只能凭想象而看不到庐山真面目。  

  4.原始凭证、票据。  

  5.古建筑。中国的古建筑留存下来的较少,原因是大多为砖木结构,在历史的长河中容易毁坏。  

  6.金石碑刻。由于自然的原因,中国的古文物保存比较少,而金石碑刻,保存的时间比较长,蕴藏着丰富的资料。  

  (五)口述资料  

  也称口头资料、“口述史”,是一种以口头流传方式保存下来的历史资料。其特征是存储在人们的记忆里或流传在群众的口头,并未整理成文字资料。此种资料若不注意抓紧搜集,就有可能“跑掉”,因此通常也被称为“活材料”。  

  通过调查、访问搜集历史资料古已有之。如:孔子所著《春秋》,追述唐、尧、虞、舜的历史,所用便是口头资料。儒家十三经中的《尚书》、《诗经》、《左传》、《论语》、《孝经》、《尔雅》、《孟子》等也是口头传授再整理而成的作品。司马迁所著《史记》,也引用了大量的口头资料。如《史记·魏世家》写到:“吾适大梁之墟,墟中人曰:‘秦之破梁,引河沟而灌大梁,三月城坏,王请降,遂灭魏。’”这段文字就是依据口述资料写成的。国外的《荷马史诗》、《马可波罗游记》等也均是口头历史的产物。  

  口述资料,以内容来分,不外乎以人为主、以事为主和以物为主三种。以人为主的,又有自述和他述两种。口述资料,还可以分成当事人口述、知情人口述、旁观者口述和热心传播者口述四种不同情况。  

  口述资料的价值非常大,主要体现在:(1)口述资料一般可读性较强;(2)记录历史比文字资料更加广泛;(3)记录历史的方法比文字资料更加多样;(4)记录历史比文字资料更加具体;(5)记录历史比文字资料更加生动;(6)与文字资料相配合后,记录历史更加完整;(7)比文字资料更加通俗易懂;(8)个性化明显。  

  搜集地方志资料一定要注重搜集口述史资料。朱佳木曾指出:历史领域和地方志编修中的当代部分,特别需要口述史。  

  运用口述资料一定要进行认真考证,不可轻信。有一部镇志,记述明代一位抗倭志士(是位太学生)的事迹,说他募兵300人,并在当地一座叫做连笔华桥的地方与倭寇激战,倭寇被那太学生打得“落花流水,溃不成军”。但查阅当地县志,明确记载“明史有传”,在那次战斗中,那太学生“寡不敌众,不幸战死”。是什么原因造成这一差错的呢?原来,编写人员没有依据县志,而是根据太学生后裔的口述资料。后裔们总想把祖宗说得更加“高大”些,遂造成这一差错。可见,在利用口述资料时,必须尽量利用文字资料进行佐证。  

  (六)旧志资料  

  我国的二十五史等史书,资料丰富。但地方上的史料,在二十五史中是很难见到的,除非这个地方历史上出过大名人,发生过在全国有影响的大事情。地方上的史实,主要靠地方志来记载和保存。要了解地方上的旧资料,主要还是靠旧方志提供。旧志中的资料是很多的,无论是建置方面、地理方面还是经济方面,都有大量的史料。如经济方面,无论是农业、工业还是商业、物产等,都可以查到许多有用的资料。  

  (七)统计资料  

  统计资料,也就是数据资料,主要见诸各种统计表格之中。方志编纂离不开统计资料,统计资料已经成为地方志中绝不可少的有机部分。列宁曾经说过,统计是认识社会的最有力武器之一。毛泽东也曾说:要胸中有数,要懂得注意事物的数量方面,懂得注意基本的统计,主要的百分比。统计资料的作用是很大的,它具有综合概括、省约文字、完备体例、保存史料、科学规范等多种作用。1984年1月6日,国务院在关于加强统计工作的决定中指出:“不善于运用统计数据来研究问题指导工作,这种情况必须改变。”注意搜集并运用统计资料,是地方志编纂史上的一个优良传统,应该予以继承和发扬。  

  (八)音像  

  在照相机没有发明之前,地方志中不可能有照片资料;在留声机、磁盘没有产生之前,地方志中也不可能有多媒体资料。如今,随着录音、录像、数码照相、特技摄影等的诞生,音像资料越来越多。许多地方建立起专门的音像资料馆。1998年,全国共有音像电子出版单位293家,全国全年出版录音制品8148种,其中盒式录音带(AT)6262种、11234.14万盒,激光唱片(CD)1886种、748.99万张。全年出版录像制品8990种,出版数量5956.71万盒(张),其中包括盒式录像带(VT)3418种、183.12万盒;激光视盘(LD)15种、2.82万张;数码激光视盘(VCD)5557种、5770.77万张。一年的音像资料就如此之多,总量就更加可观。而且,二轮方志除纸质志书外,一般都制作有光盘等音像读物,所以音像资料已经成为方志资料的重要组成部分。  

  (九)网络资料  

  网络资料是二轮修志中出现的新内容。现在,许多部门和单位都有自己的网络,也就是资料库。比如,现在各级政府都有政府网站,有关单位也有门户网站。通过网上查找搜索,就可看到自己所需要的资料。从网上下载下来,便是资料。当然,也须进行严格的核查,以确保其真实性。 

  (十)其他  

  对修志有用的资料,还有许多。如手稿、书信、日记等私人著述资料,家谱资料,学校同学通讯录,私人保管的工商实业资料等。只要对修志有用,都要注意搜集。特别是谱牒资料,甚为重要,它与正史、方志一起,构成了中国宗法社会的三大文化支柱。所以,修志人员不能轻视它,应把它看作方志资料的重要组成部分。 

  二 方志资料的搜集步骤  

  (一)拟订搜集资料的提纲  

  搜集资料提纲的拟订与方志篇目的设计,两者之间有联系,也有区别。搜集资料的提纲,是在方志篇目的基础上拟定的。不能脱离篇目自搞一套。但只有方志篇目而没有搜集资料的提纲也不行。篇目只是一栋建筑的平面设计蓝图,搜集资料提纲则是建造房屋前后勤部门的采购计划,是所需建筑材料的清单。提纲比篇目详细得多。有了提纲,修志人员就可以“按图索骥”去搜集资料。比如人物卷中的传记部分,方志篇目中至多列到传主姓名,而搜集资料的提纲,则可以细列其别名、籍贯、出生年月、文化程度、主要简历、主要事迹等。  

  (二)明确人员的分工  

  搜集资料要进行分工,责任到人,不能一哄而上。搜集资料若不明确分工,不仅无法调动编纂人员的工作积极性,而且会事倍功半,或者重复,或者缺漏。搜集资料是“出去一把抓,回来再分家”,还是专人承包?一般来说以后者为好。编辑人员是有采有编,还是采编分离?首轮新方志编纂的经验说明,除一些文字水平实在难以胜任的撰稿者外,还是采取采编合一为好。有了责任,也就有了积极性,事情才会做得好。  

  (三)区分先后缓急  

  搜集资料应该对先后缓急适当加以区分。首轮修志中对搜集资料的步骤有过“三先三后”、“五先五后”等说法。所谓“三先三后”,就是“先内后外、先近后远、先活后死”。所谓“五先五后”,就是“先内后外、先近后远、先易后难、先急后缓、先全面后难点”。也有的地方把“先易后难”改成为“先合后分”,意思就是“出去一把抓,回来再分家”。这儿的“内”指的是本单位、本地区,“外”指的是外单位、外地区。这儿的“死”指的是文字资料,“活”指的是口头资料。对此,有人不以为然,认为搜集资料无须分什么先后,只要去搜集就是了。事实上,适当讲一点先后缓急并无坏处。比如,有的资料自己家中有,又何必再跑到别人家去搜集呢?有的口头资料若不抓紧去搜集,可能等你想到再去搜集时,也许永远搜集不到,因为被采访对象已经谢世了。有的疑难资料一时难以搜集到手,若去钻牛角尖,结果事倍功半,而如果先扫清外围,再去攻碉堡,也许不觉得特别困难。特别要注意的是,搜集资料时,切不可丢下“面”,也就是丢下进度不管,执意去攻碉堡。当然,在搜集资料的过程中,谁先谁后也不是一成不变的,要根据具体情况灵活运用。  

  三 方志资料的搜集途径  

  (一)查阅档案(包括缩微胶卷、外文资料等)  

  到档案馆去查档应该是搜集资料最基本的方法,也是首先要做的事情。清理文献档案是搜集资料的起步工作。档案馆里有大量编纂志书所需要的资料,先到档案馆查阅资料,可以保证搜集资料的工作顺利开展,避免走弯路。大量的篇章,经过查档,可以得到所需资料的基本部分,为日后编写资料长编或初稿奠定基础。档案的数量惊人,这就需要找个“向导”,即档案馆的卷宗目录。比如,有个县的档案馆有档案全宗107个,88755卷,排架长达865米。如此多的原始档案,不看目录是无法查寻的。目录页就是检索档案的工具。这些目录,有的是本子,有的是卡片,总共有44种目录(或卡片),536册。内容有民国档案的目录、现行档案开放目录、土改档案目录、档案工作文件索引、机构建立专题卡片、干部任免专题卡片、复退军人名单目录、生产技术档案目录、科学研究档案目录、基本建设档案目录、各种地图专门目录、照片档案目录、录音录像档案目录、省市先进和劳动模范名册、企业开业歇业专题目录等,涵盖了该县方方面面的资料。有了档案目录这个“向导”,查档工作就比较方便。  

  (二)查阅书刊  

  书刊是历代文人学者著述的结晶,里面有大量可供修志工作利用的资料。修志人员在查档同时或者之后,应该抓紧从书刊中搜集有用的资料。查阅中国古书,可资利用的目录书有《四库全书简明目录》、《中国丛书综录》、《贩书偶记》、《贩书偶记续编》、《古籍目录》等。查阅1949年以来的图书,有国家版本图书馆所编的《全国总书目》、《全国新书目》等。查阅旧方志,则有《中国地方志联合目录》等。  

  (三)采访、座谈  

  搜集地方志资料,除文字资料外,必须注意搜集口头资料,这就需要进行采访、座谈活动。采访,就是修志人员自己走出去,拜访当事人或知情人,并做好记录或录音工作。采访必须要有准备。有准备才能提得出问题,才能提得准问题,才有可能由此及彼、顺藤摸瓜地扩大资料线索。所谓“有准备”,就是采访之前要列出详细的采访提纲,初步熟悉一下与采访有关的人和事。有了详细的提纲,采访就可以多角度地提出问题,不至于两三个问题后就无话可谈了,影响采访的效果。初步熟悉你所要了解的人和事,与采访对象交谈时,就能扩大交谈面,深挖细找所需要的有关资料。无论是采访还是座谈,必须尊重被采访者的原话如实记载,不可自以为是,随便修改采访记录。要请讲述者对采访记录予以阅读确认,并签上自己的姓名。若是集体座谈,参加者都要签上姓名。  

  口头资料是记忆中的资料,不像文字资料那样不会走样。所以,在个别采访的同时,还应该集体座谈。座谈所得资料,由于互相进行了回忆、核实,较个别采访所得资料,应该更加牢靠。 

  当然,对于文化水平较高的被采访对象来说,约请撰写回忆录,也是搜集口头资料的一种常见办法。  

  (四)实地调查  

  旧方志编纂,采访人员实地调查搜集资料是常采用的一种比较简单的办法,尔后将所得资料拿回来交给主编人员。新方志编纂,搜集资料讲究责任到人,但并不排斥采访人员进行实地调查从而获取资料。而且,由于市场经济秩序的建立,二轮志书的资料搜集难度加大,有许多资料可能没有专门的部门提供,需要修志人员进行实地调查才能获得。  

  (五)问卷调查  

  问卷调查是一种比较新颖的资料搜集方法。问卷上印有调查者所需的各种各样的问题,答案往往已经给出,由被调查者根据本身的实际情况选择某项或某几项。此种调查,所调查的对象数量一般比较多,所调查的问题又是大家共同关心的,根据解答者的数量多少,调查者对问题作出比较明确的判断。  

  (六)抽样调查  

  也称“随机抽样调查”。在统计总体中,根据每一单位有同等机会被抽取的原则,抽取一定数量的部分单位作为样本进行调查,并以其结果推断统计总体的一般情况。有的问题无法进行全面统计调查,抽样调查便不失为调查的一种简便易行的方法。统计资料中,每年都有居民家庭的抽样调查,有的还按年龄分组进行。如1987年上海市人口的抽样调查资料,就分为全市抽样调查的总户数、总人口,全市按年龄分组的人口调查资料,全市市区按人口年龄的调查资料,全市郊县按人口年龄的调查资料,全市在业人口按文化程度分组的调查资料等。黑龙江省《呼兰县志》第三十编婚姻家庭中,也列有核心家庭、直系家庭、联合家庭和独身家庭等具体抽样调查资料表。二轮修志,运用抽样调查资料的情况越来越普遍。特别是人民生活的内容,有的是很难有总体资料的,而抽样调查资料就可以较好地解决这个问题。上海市奉贤区地方志办公室在编写续志时,专列一章记述外来农民工的生活,其资料来源就是有关部门的抽样调查资料。  

  (七)网络下载  

  二轮修志搜集资料,与首轮修志最大的不同,莫过于二轮修志可以通过网络查阅资料。网络的普及,使得一些需要的资料可以十分便捷地从网络上得到。有的资料则可以通过光盘获取。网上资料非常丰富,大大拓展了修志资料的来源途径。全国各种各样的网站非常多,仅地方志系统,据《中国地方志年鉴(2005)》记载,截至2004年底,就有京网、内蒙古区情网、吉林省情网、中国龙志(黑龙江省情信息网)、上海通、皖风网、福建省情资料库、山东省情网、广东省情信息库、广西通志馆、四川资源网、贵州方志与地情网、新疆通览等64家。而据中国地方志指导小组办公室统计,至2006年1月,全国地方志系统所建地情网站,省级为11家,市级为84家,县级为208家。但网上的资料,很多是不交代出处的,而且网上虚假的东西甚多,应用时必须进行考证和鉴别。  

  搜集资料的途径还有许多。比如请教专家学者,请他们“指路”。加强修志单位之间的协作,将所搜集到的资料互通有无等。  

  四 方志资料的搜集方式  

  (一)复印  

  复印,主要针对整个资料价值比较高、暂时难以分类的文献,如重要的文告、重要的文章、重要的协议书等。复印的好处是能够保存资料的原貌。当然也要注意复印的成本,有的资料只是部分有作用,复印有用的部分就可以了,不必什么资料都全文复印。

  (二)翻拍  

  翻拍,一般指的是旧照片、旧档案,由于原件无法复印,只能进行翻拍。翻拍要尽量做到保持原貌不走样。当然,一些旧照片可以输入电脑,经过适当的技术处理,画面效果可能比原来要好一点。  

  (三)摘抄  

  摘抄是搜集资料最常用、最基本的方法。摘抄资料,一定要记明资料的来源,记明摘抄者的姓名、摘抄日期,摘抄后最好核对一下原件,看是否有出入。有些志稿或者志书中的差错,就是由摘抄资料时出现的失误所造成。摘抄资料时,字迹一定要端正、清楚,否则会给使用摘抄的资料带来新的麻烦和问题。  

  (四)记录  

  记录是采访的基本要求。采访、座谈时一定要做好记录,记录有时可能记错,记后最好请被采访者审阅一遍,纠正记录中的差错。  

  (五)录音  

  搜集资料,仅靠记录是不够的。在采访时,除记录以外,要有录音设备,把被采访者的口述尽量完整地保存下来,通过整理可以弥补记录中的不足。地方志书中的方言部分,如果没有录音资料,要准确地记载下来是相当困难的。如果把录音资料保存到音像志书中去,作用就更大。 

  (六)摄影  

  地方志收录照片,始于民国时期。首轮新方志中,搜集了相当数量的照片,有些照片弥足珍贵。但总的来说,照片量还不太够。主要原因是保存下来的历史照片量太少,质量也不高。如今照片多如牛毛,不是量缺的问题,而是精心挑选的问题。但有的照片可能还是没有。所以,照片不仅要收,也要自己拍摄。对于收到的照片,要注意保存,每张照片,都要搞清画面的真实内容,拍摄的时间,照片上人物的姓名、位置,写好说明文字。对于采用到志书上的照片,最好注明摄影者姓名,以免引起著作权纠纷。 

  (七)录像  

  录像,是二轮修志搜集资料的新方式。对于纸质的志书来说,录像的作用也许不够突出,但对于要制作光盘和多媒体的志书来说,录像资料就可以大显身手。

 

编校:谢捷 审核:张晶萍 排版:刘云锋

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